En el ritmo acelerado de la vida actual, la organización es clave para ser eficiente y cumplir con todas tus actividades. Para esto, debes buscar un mecanismo que te permita planificar y visualizar todos los compromisos que tienes en un día, semana o mes.
Una de las formas más prácticas de hacerlo es contar con una agenda, en la que puedes ir anotando tus compromisos y llevar un seguimiento de tu día a día. Al consultarla podrás manejar mejor tu tiempo y asistir a todos los eventos que tienes planificado.
Las agendas tienen distintos formatos y vistas, pero en todos los casos son herramientas de organización que debes saber utilizar. Por esto, te traigo una serie de consejos que te ayudarán a organizar mejor tu agenda.
¿Qué tiene que tener una agenda?
Una agenda física puede ser tu mejor aliado para organizar tus actividades, ser más eficiente en tu trabajo y llegar siempre a tiempo a tus citas. Al momento de elegirla, es importante que consideres algunas características que debe tener para ser funcional:
Tamaño
Las agendas personales vienen en varios formatos, como el A4 (tamaño de folio completo), A5 (mitad del anterior) y A6 (mitad del A5). Esta última es más una agenda de bolsillo para anotaciones rápidas.
Por su parte, las agendas tamaño folio son más recomendadas para tener en el escritorio y hacer seguimiento de tus actividades diarias. Para llevar contigo y tener suficiente espacio, lo mejor puede ser el tamaño intermedio.
Encuadernación
En este caso puedes encontrar diversas opciones como las de anillas, espiral o las tipo libro, que son cosidas. Las de espiral son de las más cómodas para utilizar como agenda de escritorio porque se abren completas y es más sencillo colocar las notas y recordatorios.
Para las agendas pequeñas que llevas en el bolso o bolsillo, es más conveniente el formato cosido, porque son más resistentes. Si quieres una agenda que vaya creciendo con tus necesidades, puedes optar por una de anillas, a la que puedes agregar hojas extra.
Otros aspectos que debe incluir una buena agenda son:
- Un calendario anual del año en curso y del próximo.
- Un planificador anual donde puedas visualizar fácilmente las fechas importantes como cumpleaños, período de vacaciones o licencias programadas.
- El planificador mensual para colocar las actividades más inmediatas como reuniones, citas médicas, plazos de entrega de informes, entre otros.
- Un apartado para notas extra que no estén asociadas a un día concreto.
Tipos de agenda
Las agendas se pueden clasificar con base al formato en digitales y de papel, teniendo ambas ventajas y desventajas. Las digitales generalmente están asociadas a los teléfonos móviles y en estas puedes planificar recordatorios de reuniones o citas importantes.
La desventaja es que no siempre puedes hacer anotaciones de forma rápida y algunas requieren conectividad a internet para funcionar. Las agendas de papel pueden ser un poco incómodas para llevar, según su tamaño, pero te permiten tener una visión general de tu planificación semanal o mensual.
Dentro de las agendas de papel, encontrarás diferentes tipos en cuanto a la vista que presentan de los días de la semana:
Día a día: se trata de agendas que te presentan un día por hoja y son ideales cuando haces muchas anotaciones de reuniones o proyectos. No obstante, no te brindan la visión general de tus actividades semanales.
Semana vista: en este caso la agenda despliega en una o dos páginas contiguas la semana completa. Es excelente para que puedas evaluar todas las actividades que tienes y la forma de ajustar tus días para ser más eficiente, pero tiene menos espacio para hacer anotaciones.
En blanco: hay algunas agendas que vienen con las páginas en blanco a fin de que puedas personalizarlas en función de tus necesidades. Sin embargo, pueden ser engorrosas si no gestionas bien las fechas y tienes que ir construyendo tu propio formato.
La mejor agenda para el día a día
Si estás buscando una agenda para organizar tus actividades diarias, lo mejor son aquellas de formato grande y encuadernación de espiral. Si es para llevar contigo a la universidad o la oficina, selecciona un tamaño compacto y un encuadernado más resistente.
También es importante tomar en cuenta el diseño de la agenda, para que muestre tu personalidad y estilo. Si estás buscando agendas chulas, tienes que revisar el catálogo de Weareuo, donde encontrarás una gran diversidad de modelos, formatos y vistas.
Tu agenda ideal debe adaptarse a tus necesidades y ritmo de vida, convirtiéndose en un ayudante para organizarte y ser más eficiente en el uso del tiempo. Por ejemplo, si cuidas tu alimentación algunas incluyen calendarios con las frutas y verduras de temporada o pueden incluir un calendario menstrual para llevar el control de tu cuerpo.
¿Cómo organizar tu agenda de trabajo?
Tener una agenda no es todo lo que necesitas, para que este accesorio sea realmente útil debes aprender a utilizarla. A continuación te presento algunos consejos que te ayudarán a organizar mejor tu agenda de trabajo:
1. Utiliza los colores: una buena forma de ubicar tus actividades de forma visual, es utilizando distintos colores para identificarlas. Por ejemplo, tinta negra para reuniones de trabajo, rojo para citas médicas y azul para compromisos familiares.
2. Prioriza las tareas: si utilizas una agenda con vista día a día, es importante que hagas una lista de actividades, priorizando aquellas que son más importantes o tienen lapso de entrega. Esto te permitirá abordar el trabajo de forma más eficiente.
3. Haz uso de las notas adhesivas: otra buena forma de visualizar los distintos compromisos o hacer notas, es utilizar los post-its de diferentes colores y formas. Pero no abuses de estos porque la agenda se volverá un caos visual.
4. Solo tacha las tareas cumplidas: para que la agenda cumpla su cometido de ayudar a organizar tus actividades laborales, debes ir terminando cada tarea programada. No caigas en la tentación de tachar una actividad que no has culminado, porque la pasarás de largo.
5. Da un margen para cambios: no debes planificar una agenda muy apretada en la que no hay posibilidad de ajustes. Siempre es importante que dejes algunos espacios libres y permitir algún tipo de flexibilidad.
6. Utiliza los calendarios mensuales: hay agendas que cuentan con un planificador mensual, donde puedes tener una visión general de todos tus compromisos. Así, te será mucho más sencillo identificar los eventos que son clave.
7. No planifiques muchas tareas: un día tiene solo 24 horas y debes dejar tiempo para el descanso así como tus comidas y algo de diversión. La agenda te permitirá visualizar si tienes muchas actividades en un solo día y hacer los ajustes necesarios.
