Los chats internos son una gran herramienta de comunicación que implementada correctamente puede resultar muy eficiente para las empresas. A continuación te contamos los mejores consejos y recomendaciones para usar los chats internos en la oficina.
Cómo utilizar los chats internos en la oficina
Los chats internos son cada vez más populares entre las empresas porque consiguen hacer la comunicación con los empleados, entre empleados y entre departamentos mucho más sencilla e intuitiva, al tratarse de la misma forma en que nos comunicamos normalmente con nuestros seres queridos. De esta forma, para usar los chats internos en la oficina es importante tener en cuenta algunas pautas concretas para utilizarlos de manera eficiente y que no se conviertan en una fuente de distracción para los empleados.
Lo primero que se debe establecer es que el chat interno de la oficina no es un canal de comunicación para charlar de temas privados. De esta manera, si se quiere tener un chat de ese tipo puede crearse también, pero fuera del chat interno, que se dedicará exclusivamente a tratar temas laborales.
Por otro lado, los expertos recomiendan organizar el chat interno de la oficina en diferentes temas o en canales temáticos. De esta manera se podrá organizar los diferentes flujos de comunicación en la oficina de forma más sencilla, dividiendo las conversaciones en diferentes chats para que el uso de esta herramienta resulte mucho más eficiente para todos los trabajadores. Por ejemplo, en una oficina es posible tener una lista de canales por diferentes temas de actividad como comunicación, diseño, desarrollo etc. La división puede basarse en las distintas áreas de la compañía o también permitir crear diferentes canales concretos para temas puntuales.
En los canales puede haber empleados diferentes para que las personas que no trabajen en un tema concreto no tengan que estar revisando toda la información que no les interese, con lo que se ahorra mucho tiempo y se gana eficiencia.
Del mismo modo, es importante aprovechar el chat interno como herramienta no sólo para comunicarse, sino también para hacer vídeo llamadas, compartir enlaces y enviar documentos. Además estos chats también deben prepararse para permitir la organización de las agendas de los trabajadores de forma rápida, sencilla y eficiente. El chat interno de la oficina debe convertirse en el centro de operaciones desde el que controlar y coordinar la empresa de forma eficiente y con garantías.
Deben aprovecharse para reducir el uso del teléfono y del e-mail lo máximo posible, mejorando la comunicación dentro de la empresa y entre trabajadores. Del mismo modo, deben incluirse también espacios para la conversación, dónde no se tratarán temas privados al uso, pero sí temas privados relacionados con la empresa: por ejemplo, deben servir para quedar con los compañeros de trabajo para ir a comer o comentar los temas de la empresa de forma más distendida. De esta forma se conseguirá mejorar la relación entre los diferentes trabajadores que forman parte de la oficina, sin dar lugar a distracciones ni malos entendidos. Ahora bien, estos canales deben ser específicos para crear conversaciones menos formales, mientras que los canales relativos a materiales directamente relacionadas con temas de la oficina deberán respetarse para poder aprovechar al máximo todas las potencialidades que ofrece esta herramienta.
Del mismo modo, los chats internos en la oficina deben servir para poder hacer repasos cronológicos rápidos y directos, así como para organizar las tareas de forma mucho más cómoda. Al organizar las tareas por temas y canales resultará mucho más sencillo ponerse al día, incluso tras el fin de semana o tras un período largo de vacaciones o de convalecencia de algún trabajador.
Del mismo modo, se trata de una buena herramienta también que deberá favorecer que los nuevos empleados o cualquier persona de la empresa que se una a un nuevo proyecto pueda revisar todas las ideas que se han tomado hasta el momento, y las líneas a tener en cuenta para poder incorporarse cuanto antes al trabajo y ayudar al equipo en la oficina. De esta forma, los chats internos deben usarse de manera que permitan el acceso a los diferentes documentos relevantes y a los distintos intercambios de comunicación a todos los trabajadores que tengan que encargarse de una determinada tarea.
Por último, resulta fundamental también preparar el chat en la oficina de forma que pueda usare cómodamente desde una app en el teléfono móvil para poder acceder a él cómodamente desde cualquier lugar y en cualquier momento, pudiendo acceder de manera inmediata a toda la información siempre que sea necesario, incluso cuando los trabajadores se encuentren fuera de la oficina. Además, recomendamos incluir notificaciones que permitan a los trabajadores estar siempre alerta de los temas en los que se estén ocupando en cada momento de su jornada laboral.
