Montar una nueva empresa o abrir un despacho implica tomar muchas decisiones en poco tiempo, y una de las que más se suele improvisar es la compra de material de oficina. El resultado habitual: se derrocha presupuesto en productos que apenas se usan y se olvidan elementos básicos que frenan el trabajo diario.
Este checklist está pensado para ayudarte a equipar tu oficina con criterio: sabrás qué necesitas realmente desde el primer día, qué conviene añadir más adelante y qué es, en la práctica, prescindible para la mayoría de negocios.
Criterios para decidir qué material de oficina comprar
Antes de ir a lo concreto, merece la pena establecer una forma de decidir. No todas las oficinas necesitan lo mismo, ni en la misma cantidad.
Clasifica por nivel de prioridad
Una forma sencilla de evitar compras impulsivas es dividir cada artículo en tres grupos:
- Imprescindible ahora: sin esto, la oficina no puede funcionar con normalidad (primer pedido).
- Recomendable a corto plazo: mejora la productividad o la comodidad, pero puedes arrancar unos días o semanas sin ello.
- Prescindible o según el caso: solo compensa si encaja con un uso muy concreto de tu negocio.
Adapta el material al tipo de negocio
No necesitará lo mismo un despacho de abogados que una agencia de marketing digital o un estudio de arquitectura. Ten en cuenta:
- Volumen de clientes presenciales: más sillas de cortesía, material para recepción y cartelería interna.
- Uso de papel: sectores legales, administrativos o contables seguirán necesitando más papel, archivadores e impresora robusta.
- Trabajo remoto o híbrido: menor gasto en papelería, pero mayor énfasis en ergonomía y periféricos.
- Presencia de equipo creativo: pizarras, rotuladores, blocs de bocetos y material de prototipado ligero.
Checklist de papelería básica: lo realmente necesario
La papelería es el corazón del material de oficina. Aunque muchas tareas se digitalicen, siempre habrá procesos que requieran soporte físico.
Papel y cuadernos
- Papel A4 (80 g como estándar): imprescindible para cualquier oficina con impresora.
- Cuadernos o blocs de notas: al menos uno por persona y algunos extra para visitas.
- Post-it o notas adhesivas: recomendables para recordatorios rápidos y organización visual.
- Carpetas de cartón o plástico: imprescindibles para organizar documentos por proyectos o clientes.
Prescindible en una fase inicial: papel de colores especiales, formatos poco habituales (A3, sobres personalizados) salvo que respondan a una necesidad clara (presentaciones, planos, etc.).
Bolígrafos, escritura y corrección
- Bolígrafos azules y negros: al menos 3–4 por persona más un pequeño stock de reserva.
- Rotuladores permanentes y de pizarra: imprescindibles si cuentas con pizarras, cajas o etiquetado manual.
- Subrayadores: recomendables en entornos con mucha lectura de documentos impresos.
- Correctores (tipo cinta o líquido): recomendables pero no críticos; muchas correcciones ya se hacen en digital.
Prescindible al arrancar: estilográficas y bolígrafos premium, sets de colores extensos o material de dibujo técnico si no forma parte de la actividad principal.
Organización de documentos
- Archivadores de anillas: imprescindibles si se manejan contratos, facturas en papel o expedientes.
- Fundas plásticas: muy recomendables para documentos que deban conservarse en buen estado.
- Separadores: económicos y muy útiles para clasificar por clientes, meses o proyectos.
- Etiquetas adhesivas: imprescindibles para identificar archivadores y cajas.
Prescindible: sistemas de archivo sofisticados (carpetas colgantes con muebles a medida, clasificadores de alto coste) si todavía no conoces el volumen real de papel que manejará tu empresa.
Pequeño material de escritorio: más importante de lo que parece
Los pequeños accesorios de escritorio suelen pasarse por alto, pero son los que marcan la diferencia entre un entorno caótico y uno funcional.
Imprescindibles en cada mesa
- Portalápices o pequeño organizador: evita que el material acabe perdido en cajones.
- Bandejas de sobremesa (entrada/salida): imprescindibles cuando se trabaja con documentos físicos.
- Tijeras: al menos una por puesto o varias comunes en la zona de oficina.
- Grapadora y grapas de repuesto: imprescindible si se entregan documentos impresos a clientes.
- Quitagrapas: pequeño coste que evita daños en documentos.
- Celo o cinta adhesiva y dispensador: recomendable en prácticamente cualquier oficina.
- Clips y pinzas: imprescindibles para agrupar papeles temporalmente sin grapar.
Prescindible de inicio: perforadoras de alto rendimiento, grapadoras industriales o sellos personalizados si el volumen de papel o la necesidad legal todavía es baja.
Accesorios compartidos
- Organizador de sobremesa grande en zonas comunes: recomendable para centralizar material usado por todos.
- Reglas y escuadras: imprescindibles solo en entornos técnicos o de diseño.
- Cúter o cuchilla de seguridad: recomendable para manejo de paquetes y embalajes.
- Cintas de embalaje y pistola aplicadora: solo imprescindibles si se envían productos o documentación con frecuencia.
Material para impresión y copiado
La impresora y todo lo que la rodea genera gran parte del gasto recurrente en material de oficina. Aquí es donde más se nota elegir bien.
Consumibles básicos
- Tóner o cartuchos de tinta de repuesto: imprescindibles si la impresión es crítica para el negocio.
- Papel para impresora (reserva de varias cajas): mejor comprar en bloque para reducir coste por unidad.
- Sobre estándar (DL, C5, C4): recomendables si se envía documentación física a clientes, bancos o administraciones.
Prescindible al principio: papel fotográfico, sobres acolchados y etiquetas específicas si tu actividad no se basa en envíos o marketing directo.
¿Qué impresora necesita realmente una nueva empresa?
- Impresora láser monocromo: suficiente e incluso recomendable para la mayoría de nuevos despachos con foco en documentos de texto.
- Impresora multifunción (impresión, escaneo, copia): imprescindible si trabajas con documentación que deba digitalizarse con frecuencia.
- Impresora de inyección de tinta a color: solo imprescindible en entornos creativos o cuando el color en documentos aporta un valor real.
En muchos casos, contratar servicios de impresión externos para tiradas puntuales a color es más rentable que mantener una impresora color de alto coste infrautilizada.
Limpieza, mantenimiento y material de higiene
Una oficina funcional también necesita productos que garanticen orden, limpieza y un entorno agradable.
Para el cuidado del puesto de trabajo
- Toallitas o sprays limpiapantallas: recomendables para monitores, portátiles y pantallas táctiles.
- Paños de microfibra: imprescindibles para limpiar sin rayar.
- Aire comprimido: recomendable para limpiar teclados y pequeños huecos, sobre todo en equipos con mucho polvo.
Para las zonas comunes
- Papeleras para cada puesto y zonas de impresión: imprescindibles para mantener orden.
- Bolsas de basura de distintos tamaños: stock básico e imprescindible.
- Papel de cocina y servilletas: recomendables si hay office o zona de café.
- Jabón de manos y toallas de papel o secador: imprescindibles en baños y office.
Prescindible de inicio: productos de limpieza muy especializados si cuentas con un servicio externo de limpieza que se encargue de ellos.
Material de organización y almacenaje
Un error habitual en nuevas empresas es invertir demasiado pronto en muebles de archivo grandes y caros. Conviene empezar ligero y escalar según necesidad.
Almacenaje mínimo recomendable
- Cajas de archivo definitivo: imprescindibles si hay documentos que deban guardarse años por razones legales o fiscales.
- Baldas o estanterías sencillas para archivadores: recomendables desde el principio si se trabaja con papel.
- Cajoneras individuales o compartidas: muy recomendables para material de papelería y objetos personales.
Prescindible inicialmente: armarios archivadores metálicos de gran capacidad o sistemas móviles de archivo; solo son rentables cuando el volumen de documentación está claro y es elevado.
Material de oficina para reuniones y trabajo colaborativo
Incluso en empresas muy digitales, los encuentros presenciales siguen siendo necesarios. Conviene tener un mínimo de material preparado para esas situaciones.
Equipamiento básico para salas de reuniones
- Pizarra blanca o de cristal: altamente recomendable para cualquier equipo que haga reuniones de seguimiento, brainstorming o planificación.
- Rotuladores de pizarra y borrador: imprescindibles si hay pizarra; conviene tener siempre un juego extra.
- Bloc de notas en sala: recomendable para visitantes o cuando alguien olvida su cuaderno.
- Proyector o pantalla grande: imprescindible solo si haces presentaciones frecuentes a clientes o equipo.
Prescindible al inicio: sistemas complejos de videoconferencia si el equipo aún es pequeño y puede apañarse con un portátil, buena cámara y auriculares.
Material ergonómico y accesorios que marcan la diferencia
Aunque se suele clasificar como mobiliario o accesorios tecnológicos, algunos elementos ergonómicos son, en la práctica, material de oficina esencial para la salud del equipo.
Accesorios ergonómicos básicos
- Soportes para monitor o elevadores: recomendables para ajustar la altura de la pantalla y evitar dolores cervicales.
- Reposamuñecas para teclado y ratón: recomendables si se pasa muchas horas tecleando.
- Alfombrilla de ratón con apoyo: muy económica e interesante para confort diario.
- Reposapiés: imprescindible solo para personas que no apoyan bien los pies en el suelo, pero muy útil en general.
Prescindible en una fase muy inicial: accesorios ergonómicos muy específicos o de alta gama si todavía no se han detectado problemas concretos; es mejor introducirlos a medida que surgen necesidades reales.
Checklist resumido: qué comprar ya y qué dejar para después
Imprescindible desde el primer día
- Papel A4 estándar y algunos cuadernos por persona.
- Bolígrafos básicos, clips, grapadora, quitagrapas, tijeras y cinta adhesiva.
- Carpetas simples, archivadores y etiquetas para clasificar documentación.
- Bandejas de sobremesa y portalápices.
- Papeleras y bolsas de basura.
- Impresora adecuada al volumen previsto y algo de tinta/tóner de reserva.
- Productos básicos de limpieza para puestos y baños.
Recomendable a corto plazo
- Pizarra y rotuladores para reuniones.
- Organizadores mayores para zonas comunes.
- Estanterías o baldas para archivo definitivo.
- Soportes de monitor, reposapiés y otros elementos ergonómicos básicos.
- Consumibles adicionales para impresora y sobres estándar.
Prescindible o muy específico
- Material de papelería premium o de diseño si no aporta valor directo al negocio.
- Sistemas de archivo de gran capacidad desde el primer día.
- Impresoras color avanzadas cuando el uso real será esporádico.
- Accesorios ergonómicos muy especializados sin una necesidad concreta.
- Gran stock de material decorativo o promocional que pueda quedarse obsoleto.
La clave para equipar bien una nueva empresa o despacho está en empezar con un kit esencial ajustado, observar durante las primeras semanas qué se usa de verdad y, a partir de ahí, ir afinando el listado. Así controlarás los costes, evitarás material muerto en cajones y te asegurarás de que cada compra contribuye a que el equipo trabaje mejor.
