Mantener una oficina no es barato. Hay muchos gastos que hacen que la factura final se dispare en muchas ocasiones. Si notas que el gasto en material de oficina es muy alto, te invito a poner medidas para reducir esos gastos y así cuadrar mejor las cuentas.
Antes de ponernos manos a la obra, lo primero que tenemos que hacer es hablar con los trabajadores para que sean conscientes del problema. El objetivo es mostrarles que es importante hacer un uso adecuado del material de oficina. Si se consigue un uso responsable, se podrá reducir de manera importante los gastos y así llegar mejor a fin de mes.
3 medidas básicas para ahorrar en material de oficina
Si realmente queremos ahorrar tenemos que tener en cuenta nosotros y los trabajadores de la oficina las siguientes medidas:
- Control y organización del material: sin control no se puede saber que hay en la oficina y en ocasiones eso puede provocar comprar cosas duplicadas que realmente no hacen falta. Para evitarlo es muy importante la organización como el control. De esta manera solo hay que adquirir las cosas realmente necesarias.
- Uso inteligente: el material de oficina no está para derrocharlo. Muchos trabajadores no son conscientes y necesitan un toque de sus jefes para usar correctamente el material de oficina. Desde arriba es necesario mostrar la importancia de un uso inteligente de las cosas para que los trabajadores lo usen bien. Suele ser común que los trabajadores piensen que hay barra libre de material de oficina, de aquí que nos les importe malgastar. Para evitarlo, una buena charla puede ser fundamental para que el coste no se dispare.
- Comprar en grandes cantidades: si quieres reducir gastos, una opción puede ser la de comprar en grandes cantidades para reducir el precio. No hay que comprar a lo loco, siempre con cabeza y pensado lo que realmente se va a necesitar en la oficina.
Trucos para reducir gastos en material de oficina
Hay una serie de pautas que la empresa puede seguir para conseguir reducir los gastos en material de oficina y en consecuencia cuadrar mejor las cuentas a final de año. Te mostramos los principales trucos:
- Imprimir lo justo: tienes que implicar a todos los trabajadores en este consejo. Tienes que mostrarles que solo tienen que imprimir lo justo. No solo para evitar elevar los gastos, sino también por un motivo ecológico. Seguro que los trabajadores lo entenderán.
- Cartuchos de tinta compatibles: imprimir en un negocio es fundamental para el día a día. Si quieres que el coste por impresión sea el más bajo posible, evita comprar los cartuchos originales y opta por los cartuchos de tinta compatibles. En QueCartucho puedes encontrar fácilmente el cartucho compatible que se adapta a tu impresora y en consecuencia conseguirás que el precio por cada impresión sea mucho más bajo. La ventaja de estos cartuchos es que son igual de fáciles de instalar y además la calidad de la impresión siempre es la misma. Una vez puestos no nos vamos a dar cuenta de que no usamos cartuchos de tintan originales. Muchos negocios se han dado cuenta de este truco y ya lo están usando. La verdad, el ahorro puede ser importante, tanto si imprimes solo de manera ocasional como si la impresora está casi todo el día trabajando. Si no lo has probado, te invito a hacerlo y podrás ver que los resultados son igual de buenos. Al ver el ahorro que obtienes seguro que no te arrepentirás y volverás a instalar cartuchos compatibles cuando la tinta se acabe.
- Incita al uso del correo electrónico: es verdad que las cartas y el fax han quedado atrás, pero si todavía no has dado el salto a lo digital, te invito a hacerlo cuanto antes. El correo electrónico es tu amigo. No solo por la rapidez que ofrece a la hora de comunicarse, sino porque presenta un ahorro económico importante. El email es totalmente gratuito. Además existen soluciones digitales con validez legal que se usan para evitar tener que hacer copias de todo. Todo eso provoca un ahorro importante para la empresa.
- Compara precios: a la hora de adquirir material de oficina es fundamental comparar precios para tener la seguridad de estar comprando al mejor precio. Lo normal suele tener siempre un proveedor, pero no siempre es la opción más económica. Para evitar pagar de más por lo mismo, siempre te recomiendo comparar y abrirte al mercado. Una buena comparación puede ayudarte a ahorrar mucho dinero.
- Apuesta por las ofertas: si encuentras una oferta atractiva, puede ser un buen momento para aprovecharla. Puede que en ese momento no necesites de ese producto. Pero si ves que a medio plazo lo vas a necesitar puede que interese la inversión. Se recomienda usar esta opción siempre y cuando el ahorro sea importante.
- Reutiliza: tienes que enseñar a los trabajadores a reutilizar las cosas que puedan. No solo será bueno a nivel económico, también es una buena herramienta para ayudar al planeta y así retrasar el calentamiento global. Muchos trabajadores tienen consciencia ecológica. Si les planteas el problema desde ese punto de vista, seguro que no tendrán inconvenientes en reutilizar las coas. Lo importante es que todos y cada uno de los trabajadores sean conscientes y así aprovechen las cosas al máximo antes de tirarlas a la basura.
- Deduce el IVA: seguramente sea una cosa que haces normalmente, pero si no lo haces, no esperes más a deducirte el IVA de las facturas. Todos los autónomos y empresas tienen el derecho de deducirse el IVA de las facturas de los consumibles como de los gastos de explotación a la hora de realizar la declaración del IVA. Es una manera indirecta de reducir costes y así evitar pagar un dinero que realmente no hace falta pagar. Por supuesto, todo tiene que ir bien complementado para reducir ese IVA y no tener problemas con hacienda.
Como podrás darte cuenta, la clave para reducir los costes es controlar donde se producen y como se pueden recortar dichos gastos. Si eres consciente te será más fácil hacer una política de reducción de gastos.
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